Fattura non pagata: cosa fare, cosa succede e come tutelarsi

• Una fattura non pagata si verifica quando il cliente non effettua il versamento di quanto dovuto entro la tempistica concordata.
• Per ottenere l’adempimento della fattura puoi sollecitare il pagamento o agire direttamente per via legale, attraverso una diffida e un decreto ingiuntivo.
• La fattura non pagata ti obbliga comunque ai versamenti delle tasse, salvo l’emissione di una nota di credito.

Se hai aperto partita IVA come lavoratore autonomo, devi tenere conto di diversi fattori che possono andare ad incidere sulla tua attività d’impresa. Infatti, oltre alle spese collegate al regime fiscale e a quello contributivo, devi mettere in conto anche alcuni rischi, come nel caso di una fattura non pagata.

Questo è un evento che può verificarsi anche oggi, con l’introduzione della fatturazione elettronica e il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate, per una mancanza da parte del cliente, oppure una sua difficoltà economica.

Cosa fare in questi casi? Quali sono i passi per tutelarti e gli adempimenti fiscali da seguire? In questa guida troverai le risposte a queste domande, e potrai valutare quali sono le conseguenze dal punto di vista fiscale e legale.

Fattura non pagata: cos’è e cosa succede

La fattura è un documento fiscale attraverso cui si attesta l’avvenuta cessione di beni e di servizi in cambio di una specifica somma di denaro. Al suo interno sono presenti delle informazioni obbligatorie, al fine di determinare una specifica transazione. Tra queste, devi considerare la data della fattura. Tuttavia, devi distinguere tra:

• data di emissione del documento fiscale;
• data di pagamento.

Nel primo caso si fa riferimento al momento in cui emetti contabilmente una fattura. Ciò può avvenire contestualmente alla concessione di un bene o di un servizio: si parlerà quindi di fattura immediata. In altri casi il documento fiscale può essere emesso dopo che uno o più beni o servizi sono stati eseguiti.

In questo caso dovrai creare una fattura differita. Inoltre, vi sono delle situazioni in cui il documento viene emesso oltre i termini previsti per legge, e dovrai rilasciare quella che prende il nome di fattura tardiva.

L’altro parametro da indicare è quando deve essere corrisposto l’importo ai fini di pagamento. In linea di massima potrai accordarti con il cliente per stabilire qualunque tipologia di tempistica, ad esempio con un pagamento a 30gg o a 60gg. Nel caso in cui non è stato indicato nulla nella fattura, si parlerà di rimessa diretta, prevedendo una quietanza immediata.

Quindi si parla di fattura non pagata quando decorrono i tempi che hai indicato nel documento per il pagamento, senza che questo avvenga.

Il mancato adempimento porta a delle conseguenze che sono di natura economica, dato che la tua prestazione o il prodotto consegnato non viene pagato, ma anche fiscali. Inoltre, possono essere previsti degli effetti penali, con il verificarsi del reato di evasione fiscale.

Cosa fare in caso di fattura non pagata

Prima di soffermarci su questi aspetti, può essere utile valutare come comportarsi nel momento in cui ti trovi innanzi a una fattura non pagata. Precedentemente, con le fatture cartacee, potevano esserci degli errori di spedizione o di invio.

Oggi grazie al sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate o ai software per la fatturazione elettronica, questa eventualità non è più presente, dato che è il Sistema di Interscambio a certificare l’avvenuta consegna.

In ogni caso il primo passo è quello di accedere al tuo software di fatturazione elettronica, oppure al portale dell’Agenzia delle Entrate, e verificare che il documento digitale emesso sia stato consegnato senza eventuali errori. Ora che sai che il ritardo del pagamento è imputabile solo al tuo cliente, hai diverse soluzioni per cercare di recuperare il tuo credito.  

Se vuoi approfondire questo argomento, ti invitiamo a leggere la nostra guida dedicata su come farsi pagare una fattura insoluta. Di seguito andiamo a riassumere quali sono le possibili opzioni. È sempre consigliabile contattare subito il cliente, sollecitando il pagamento della fattura e inviando una PEC oppure un’e-mail, specificando una tempistica precisa.

Infatti, il cliente potrebbe essere in buona fede e non aver pagato quanto dovuto per un errore contabile. In altre situazioni, puoi raggiungere un compresso dando più tempo, se sono presenti delle difficoltà economiche.

Se la fattura non viene pagata entro questa tempistica, potrai passare a una lettera ufficiale di diffida e successivamente a richiedere un decreto ingiuntivo a un giudice. Infine, se queste operazioni non sortiscono il loro effetto, l’azione più drastica è quella di eseguire un pignoramento.

Quando si prescrive la fattura?

Intervenire subito per richiedere il pagamento di una fattura è importante non solo per le conseguenze economiche, ma anche ai fini della prescrizione. Questo termine identifica un istituto giuridico regolato dall’art 2394 del Codice civile, con riferimento agli effetti che il tempo ha su un preciso diritto o un procedimento.

Ciò significa che, decorso un periodo di tempo preciso, verrà meno il tuo diritto di ottenere quanto dovuto per la prestazione eseguita.

Per le fatture commerciali e per quelle di prestazione di servizi, la prescrizione è in 5 anni. Per interrompere gli effetti, sarà quindi necessario agire in una delle forme che hai letto precedentemente.

Tasse e fattura non pagata

Cosa succede ai fini delle tasse, con una fattura non pagata? In base alla legge questo documento contabile attesta la conclusione di una transazione che genera reddito. Ciò significa che, come lavoratore autonomo, ditta individuale o società, emetti una fattura che va a produrre effetti per ciò che riguarda:

• l’IVA;
• la dichiarazione dei redditi.

L’imposta indiretta si applica ogni volta che emetti una fattura, salvo alcune eccezioni. In base al regime fiscale a cui hai aderito, sarai per legge obbligato al versamento IVA entro il 16 del mese successivo, oppure con scadenza trimestrale.

Quindi, come comportarti nel caso in cui non è stata pagata una fattura? L’IVA dovrà essere versata? Rispondiamo subito che ai fini fiscali sarai comunque tenuto ad anticipare l’IVA per la vendita di un prodotto o di un servizio, anche se non hai incassato l’importo pattuito.

Quindi, come ribadito dalla Cassazione, il mancato adempimento della fattura non può essere addotto come giustificativo di una omissione della dichiarazione IVA.

Fattura non pagata e dichiarazione fiscale

In questo caso devi distinguere diverse situazioni, in base alla tipologia di regime fiscale e quindi al principio di registrazione contabile. Oggi, se sei un lavoratore autonomo o una ditta individuale, puoi optare tra tre sistemi fiscali:

• regime ordinario;
• regime semplificato;
• regime forfettario.

Nel caso della scelta del regime ordinario, il principio con cui viene calcolato il reddito imponibile è quello per competenza. In base ad esso dovrai inserire la fattura per il calcolo delle aliquote IRPEF con riferimento alla data della sua emissione, indipendentemente se questa è stata incassata oppure no.

Quindi ai fini della dichiarazione dei redditi la fattura non pagata andrà a determinare reddito d’impresa e come tale dovrai versare le relative tasse.

Invece nel caso del regime semplificato, si applica il principio per competenza. In base ad esso, la fattura andrà a generare reddito con riferimento al periodo fiscale in cui è stata incassata.

Quindi, se emetti una fattura a novembre 2023, non pagata secondo quanto stabilito, e ricevi i soldi solo dopo un’azione legale ad aprile 2024, non dovrai farla rientrare nella dichiarazione dei redditi del 2023, ma nell’anno fiscale in cui hai ricevuto il compenso. Tuttavia, non vengono meno i versamenti IVA salvo alcune eccezioni.

Infine, con il regime forfettario, il principio è simile a quello del sistema semplificato, e quindi con la registrazione contabile per cassa, ma non dovrai preoccuparti dei versamenti IVA, data la presenza di una franchigia sull’imposta indiretta.

Fattura non pagata e nota di credito

Con il sistema SDI dell’Agenzia delle Entrate, una volta che hai emesso un documento contabile questo verrà registrato e non potrà essere più modificato. Ciò comporta che non potrai cancellare la fattura come avveniva nelle versioni cartacee.

Tuttavia, è prevista una possibilità, per tutelarti per un mancato pagamento ed evitare anche l’anticipo delle tasse, ovvero l’emissione di una nota di credito elettronica.

Questa tipologia di fattura, prevista dal D.P.R. 633/72, viene utilizzata proprio per correggere un errore come può essere una variazione in negativo, oppure è utile se vuoi annullare il documento contabile per emetterne un altro.

In questo caso la nota di credito dovrà fare riferimento all’importo complessivo previsto nella fattura ordinaria. Tuttavia, sono presenti dei limiti temporali per il suo impiego, dato che dovrai utilizzarla entro l’anno in corso dell’operazione imponibile. Superato questo termine, non potrai più utilizzare questo strumento.

Errori da evitare e come tutelarsi

Se apri una partita IVA come professionista o impresa, devi mettere in conto che potrai trovarti nella situazione di non ricevere il pagamento di una fattura. Per questo può essere utile adottare una serie di misure al fine di tutelarsi da questo rischio.

Ad esempio, se hai una  partita IVA per e-commerce puoi richiedere il pagamento contestuale, evitando quello in contrassegno. Inoltre, nel caso di emissione anticipata della fattura e adempimento economico successivo, può essere utile porre come limite massimo di pagamento i 30 giorni.

Inoltre, per le fatture di importo di un certo rilievo, con nuovi fornitori, puoi richiedere eventuali garanzie bancarie, come può essere l’emissione di una cambiale.

Infine, un’altra soluzione è quella di mettere per iscritto i termini di pagamento, in modo da avere un documento probante nell’evenienza in cui devi agire legalmente contro il cliente che non ha adempiuto alla fattura.

Fattura non pagata – Domande frequenti