Asana: tutti i tuoi progetti in un unico tool

• ASANA è un semplice tool per la gestione di interi progetti, con diverse possibilità per lavorare in collaborazione.
• Le modalità di visualizzazione dei progetti sono diverse (calendario, dashboard, Flusso di Task) e hai la possibilità di scegliere quella che ti è più comoda.
• Le fasce di abbonamento sono tre, e tutte, a partire da quella gratuita, sono molto complete ed adatte a tutte le esigenze.

Se sei un libero professionista che collabora con colleghi o aziende, puoi avere la necessità di gestire progetti e documenti attraverso strumenti e applicazioni informatiche. In particolare potresti avere la necessità di avere una visione di insieme delle azioni da svolgere, dei collaboratori coinvolti e dei progetti specifici.

Per questo motivo negli ultimi anni sono stati sviluppati e proposti online molti software attraverso i quali si può disporre di un unico spazio virtuale in cui fare confluire compiti, fasi ed anche file relativi ad uno stesso progetto.

In rete ce ne sono davvero tantissimi, sia gratuiti che a pagamento, ed alcuni di questi tool sono davvero utilissimi. Fra tutti quelli disponibili, vogliamo segnalarti ASANA, uno dei tool più utilizzati per la gestione dei progetti, ed anche uno dei più articolati, ma contemporaneamente più semplici da utilizzare. Vediamo quali sono le sue caratteristiche, come si utilizza e a chi è indirizzato un tool di questo tipo.

Cos’è ASANA

ASANA è un tool che non è solo in grado di gestire dei task singoli, ma consente di gestire interi progetti con all’interno diversi task da assegnare, a sé stessi o ai membri del team, file da allegare ed integrazioni con altri strumenti come ad esempio Google Drive o Dropbox.

Per sviluppare questo tipo di lavori la piattaforma ti mette a disposizione:

• Uno spazio da personalizzare;
• Diversi template da riempire secondo le tue esigenze, ognuno dedicato ad una determinata tipologia di progetto:
  • ordine del giorno;
  • pianificazione eventi;
  • riunione;
  • lancio di un prodotto;
  • vendite.

Ognuno di questi template si trova già ben categorizzato, e per l’utente è piuttosto semplice individuare le diverse possibilità. Così ad esempio vengono compresi in un’unica categoria tutti gli strumenti che riguardano il prodotto, i template relativi ai briefing, quelli relativi alle vendite, all’organizzazione personale etc

ASANA mette a disposizione anche la possibilità di importare direttamente i fogli Excel all’interno del tool. Qualsiasi tipologia di progetto può essere visualizzata, come molti altri strumenti simili, in diversi modi: come griglia, come dashboard, come calendario ed anche come timeline nelle versioni a pagamento.

Asana: Come funziona

Per capire meglio il funzionamento di ASANA, possiamo ipotizzare di dover creare il progetto di un video-corso, facendolo attraverso l’opzione dello spazio personalizzabile. Tieni presente che, sia per il progetto che dovrai creare, sia per la tipologia di template, il meccanismo che ti spiegheremo è praticamente uguale per qualsiasi cosa tu voglia fare.

Non appena avrai creato il tuo account, ciò che ti troverai di fronte sarà la schermata di creazione del tuo spazio:

Come abbiamo anticipato andremo a scegliere la creazione di uno spazio vuoto. Dopo aver nominato il progetto, dall’interno dello stesso possiamo iniziare a creare le diverse attività, affidando le relative assegnazioni ai colleghi del team.

Come abbiamo già detto, tutte le tipologie di lavoro che andremo ad inserire possono avere diverse modalità di visualizzazione, per cui puoi avere uno sguardo panoramico, in forma di elenco, in forma di bacheca, in forma di cronologia, di calendario, di workflow o di dashboard.

In questa schermata di progetto puoi anche andare a vedere i messaggi inviati dagli altri componenti del team, ed i file allegati.

Qualunque cambiamento apportato in una di queste visualizzazioni, viene automaticamente inserito nelle altre. Ipotizzando per esempio di preparare un video-corso, il primo progetto che vogliamo gestire con ASANA, cominceremo ad elencare le diverse attività da svolgere assegnandole ad i membri coinvolti.

Potresti avere l’esigenza di suddividere ogni singola attività in diverse sezioni, così l’attività di preparazione della presentazione del video-corso può venire suddivisa in due parti:

• Presentazione degli argomenti di studio;
• Presentazione delle esercitazioni pratiche.

Le attività e le sezioni che abbiamo creato le ritroviamo anche in altre modalità di visualizzazione. La prima ipotesi è quella della modalità Bacheca, ma possiamo visualizzare l’attività anche in modalità calendario.

Se decidessimo di iniziare un’altra attività, dovremo compiere le stesse operazioni. Volendo andare a verificare quali sono le operazioni complessivamente a me assegnate, avremo così una visione complessiva di entrambe.

L’App di Asana

Ormai avere l’agenda di lavoro e la gestione dei propri progetti sullo smartphone è qualcosa di indispensabile per qualunque manager o professionista. Ed ecco che anche per ASANA esiste un’app scaricabile sia da Google Store che dall’App Store di Apple.

Con l’app è possibile replicare qualsiasi operazione che viene svolta da desktop, lasciandoti così la libertà di operare anche senza un computer fisso o un portatile. Ti basterà avere una connessione stabile e uno smartphone ed avrai il tuo ufficio sempre a portata di mano.

ASANA: quanto costa

Il team di ASANA ha previsto 3 fasce di abbonamento:

• Una fascia gratuita (già molto completa) che comprende:
  • Attività, progetti, messaggi, registro delle attività e spazi di archiviazione illimitati;
  • Un numero massimo di 15 colleghi con cui condividere il lavoro;
  • Vista elenchi, bacheca e calendario;
  • Più di 100 integrazioni gratuite con altre app.
• Una seconda fascia Premuim (€ 10,99 al mese, con fatturazione annuale; 13,49 euro con fatturazione mensile) che oltre alle caratteristiche della prima fascia offre:
  • La cronologia;
  • Un generatore di Workflow;
  • Dashboard illimitate;
  • Campi personalizzabili;
  • Traguardi;
  • Progetti privati.
• Una fascia Business (24,99 euro al mese con fatturazione annuale; 30,49 euro con fatturazione mensile). In questa fascia viene offerto:
  • Tutto ciò che è compreso nella fascia premium;
  • Portfolio;
  • Obiettivi;
  • Generatore di regole personalizzato;
  • Approvazioni;
  • Correzioni;
  • Integrazioni avanzate con Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau.

L’elevata possibilità di articolazione dei progetti che possono essere gestiti su ASANA e la sua semplicità d’uso danno un’idea del perché sia una delle piattaforme collaborative più usate nel business e la motivazione principale è che puoi gestire dai progetti più semplici ai più complessi.

Senza considerare che già dalla versione gratuita si possono usare molte delle sue funzioni, le versioni a pagamento ne fanno uno strumento particolarmente adeguato a realtà più strutturate, che necessitano di gestire progetti più articolati. Se sei alla ricerca di un tool che possa soddisfare esigenze organizzative e di coordinamento, questa è di sicuro la piattaforma che fa per te.

Quali sono le alternative

È vero che ASANA è un tool che ha già in sé tutto ciò che può servire per ogni esigenza professionale, però se abbiamo delle esigenze più specifiche è possibile utilizzare diversi altri tool in modo piuttosto semplice.

Airtable

Airtable è forse l’alternativa più completa, perché molto simile ad Asana. Ciò che è possibile trovare di più in Airtable è che si tratta di un vero a proprio database che può dialogare con tantissimi altri tool di altra natura, ad esempio strumenti di grafica come Pexels o con le schede di Miro.

È anche possibile integrare il proprio lavoro con Plug-in utili come i Weekly Digest, per avere una visione complessiva delle attività settimanali, Twitter per la pubblicazione degli articoli programmati sul calendario editoriale o messaggi con Slack.

Le fasce di prezzo in Airtable sono Quattro:

1. Una fascia free gratuita che permette:
   • la creazione di un numero illimitato di Database;
   • L’integrazione con un App di Plug-in;
   • 1200 record per Database.
2. Una seconda fascia Plus che prevede un costo di 10 $ al mese, per il piano annuale e 12 $ al mese per il piano mensile, che include tutto ciò che si trova nella prima fascia, ed in più:
   • 3 Plug-in;
   • 5000 record per Database;
   • Allegati di dimensione 5GB.
3. Una terza Fascia Pro con un costo annuo, su base mensile di 20 $, che ha tutte le opzioni delle prime due fasce ed in più:
   • 10 app di plug-in;
   • 50.000 record per Database;
   • 20 GB come dimensione degli allegati.
4. La quarta fascia Enterprise che ha un costo personalizzabile e comprende ciò che si trova nelle altre fasce ed altre funzionalità quali:
   • Worspace illimitati;
   • App illimitate;
   • 100.000 record per Database;
   • 1000 GB di allegati;
   • Add-on di servizi personalizzati.

Extensio

Fra tutti i tool tra cui è possibile scegliere, Extensio è forse è quello meno completo per quanto riguarda le attività di Project Management, però è una piattaforma che lascia una totale libertà di creazione di contenuti, sia che si tratti di documenti che di grafici.

Ciò che viene creato in Extensio può essere realizzato da zero oppure personalizzato attraverso la grande quantità di template disponibili, che una volta creati possono essere condivisi tramite un link, oppure scaricati in locale.

Questo tool prevede 4 fasce di prezzo:

1. Free con 1 documento realizzabile, 8 esportazioni per mese, con il brand Extensio;
2. 5 $ al mese con 5 documenti, 25 esportazioni/m e senza logo del brand;
3. 10$ al mese con documenti infiniti e template completamente personalizzabili;
4. 20$ al mese, fascia con cui diventa anche strumento di team management e branding personalizzabile.

Taskade

Anche Taskade è un tool molto simile ad Asana. Ecco quali sono le caratteristiche:

• è una piattaforma collaborativa per progetti in team;
• permette la creazione di to-do list;
• consente la visualizzazione di un calendario;
• rende disponibile una chat fra colleghi in tempo reale, senza lasciare lo spazio di lavoro;
• prevede la possibilità di rendere privato uno spazio di lavoro che non intendi condividere.

Anche qui puoi creare diverse tipologie di progetti, avendo a disposizione dei modelli da usare. Per quanto riguarda il piano prezzi, Taskade prevede tre fasce di abbonamento, in base alle necessità:

• una prima fascia gratuita permette un numero di progetti, spazio personale e sottospazi illimitati, con collaborazione in tempo reale;
• un piano Unlimited a 5 $ al mese per membro che comprende le possibilità della prima fascia con l’aggiunta di:
  • uno storico dei progetti caricati;
  • l’integrazione di due modalità di calendario;
  • il caricamento dal cloud.
• un piano Organization che per un costo mensile e per membro di 20 $ al mese che include tutto quello che è compreso nella altre fasce, ed in più:
  • opzioni di pagamento più flessibili;
  • la personalizzazione del software stesso.

ASANA e Trello: il confronto

Laddove ci sono dei team che hanno bisogno di condividere i propri progetti, si pone spesso il problema di fare una scelta fra ASANA e Trello; vediamo quali sono le caratteristiche di quest’altro diffusissimo tool.

Trello è un tool di project Management, ma molto più essenziale di ASANA, anche se questo non significa che le funzioni siano meno interessanti.

Trello permette di visualizzare tutto il progetto in una sola schermata, attraverso delle schede o cards, come vengono chiamate dal software. Così potrai creare cards di to-do list, cards per i lavori in avanzamento e per i lavori completati, ma anche tante altre di livello intermedio.

All’interno di ogni scheda le possibilità di personalizzazione sono abbastanza ampie, infatti puoi allegare file Excel, fare upload da Google Drive o da Dropbox, puoi aggiungere checklist, scadenze e molto altro.

Puoi aggiungere anche un numero illimitato di utenti per condividere il lavoro, e aggiungere eventuali commenti, così come puoi mettere in ordine le liste in un certo modo, e modificarle successivamente, se lo ritieni necessario.

Insomma, se non hai esigenze articolate di progettazione o di verificare le timeline di avanzamento di un progetto, Trello è veramente il tool più adeguato.